「デジタル化診断」とは何か？中小企業が活用する方法やメリットは？ | 企業のデジタル化の相談窓口

「自社のデジタル化って、どうすればいいかわからない…」「どこからデジタル化を進めていけばいいのか検討もつかない」「自社のデジタル化は本当に必要なのだろうか？」と困っている経営者や担当者の方も多いかと思います。

そんなときに役立つのが、自社のデジタル化のレベルを診断することのできる「デジタル化診断」というサービスです。

今回はこの「デジタル化診断」というサービスの概要や使い方を解説し、自社のデジタル化の度合いや、何が必要なのかを判断する方法・コツについて解説いたします。

なぜ中小企業が自社のデジタル化のレベルを知る必要があるのか？

そもそも、なぜ自社の「デジタル化のレベル」といったものを知る必要があるのか、疑問に感じる方もいるかと思います。

以下に、中小企業が「自社のデジタル化のレベル・度合い」をなぜ理解する必要があるのか、についていくつかの理由を解説します。

現状を把握する
数値化して客観的に理解する
優先順位を明確化する
実態に即した対策を考える

理由1. 現状を把握する

まずは、現状を把握することが必要です。自社のデジタル化の現状を正確に把握することで、課題や問題点を明確化することができます。

どんな業務がデジタル化されていて、どんなツールが使われているのか、どんな業務がアナログ業務になっているのか、といったことを経営者や従業員自身があまり理解できていないことも珍しくありません。

現状を正確に理解することが、社内でのデジタル化を進めていくための第一歩になります。

理由2. 数値化して客観的に理解する

現状を把握したら、数値化して客観的に理解することが重要です。

例えば、業務のどの部分がデジタル化されており、どの程度の効果があったのかなどを数字で把握し、客観的に評価することができます。

数値化してみることで、「思ったよりもデジタル化が進んでいない業務」や、「意外とデジタル化が進んでいる業務」といったことを発見するのに役立ちます。

数値化・可視化のイメージです

理由3. 優先順位を明確化する

デジタル化にはコストやリソースが必要であるため、優先順位を明確化することが重要です。

どの部分を優先的にデジタル化すべきか、コストや効果を考慮して判断する必要があります。

特に中小企業の場合は予算や人材などに限りがあるため、デジタル化を進めていくためには優先順位をより明確にしていく必要があります。

一気にデジタル化を進めようとせず、まずは無料トライアルで試せるツールなどを導入して試行錯誤していくことなども重要です。

優先順位付けのイメージです

理由4. 実態に即した対策を考える

自社のデジタル化に必要な対策を考える際には、実態に即したものを選ぶことが大切です。

例えば、ITやシステムの専門家を雇うことができない場合には、ツールやプロセスの改善など、実現可能な対策を選択することが必要です。

自社のデジタル化レベルを診断することによって、こうした現状理解や優先順位付け、課題に対する対策などを立てていく材料にしていくことができます。

「デジタル化」や「DX」を相談するのにオススメの窓口や企業をまとめてご紹介！

企業の「デジタル化」について相談したいときに、オススメの相談先を「業務別」「業界別」にご紹介しています。

実際に、どんなことを診断(理解)する必要があるのか？

では、自社のデジタル化のレベルを把握する上で、実際にどんなことを診断していく必要があるのかについてここでは紹介したいと思います。

社内のコミュニケーション方法～デジタル化の土台はここから~

社内のコミュニケーション方法がどの程度デジタル化されているのか、について診断することが重要です。

例えば、電話、FAX、メールといった従来からよく利用されている手段だけではなく、チャットツールやWeb会議システムなどが導入され、どの程度利用されているのか、といったことです。

「仕事はみんなが同じ場所に集まって、膝を膝を突き合わせて進めていくものだ！」というこだわりをもった経営者もまだまだ多い印象ですが、社内コミュニケーションに対するデジタル導入が進まないと、他の業務に対するデジタル導入も進みにくくなります。

バックオフィス業務のプロセス～アナログ業務をデジタル化～

請求書や契約書などの事務処理に対して、まだまだアナログなやり方で人手と工数をかけている中小企業は多いと思います。

こうしたバックオフィス業務に対するデジタル化の効果は非常に大きいため、チェックする上で大切なポイントになります。

また、法律の改正に伴い、電子データの保存や情報セキュリティ対策なども求められるようになっています。

バックオフィス業務の効率化はコスト削減や会社業務全体の効率化に影響を及ぼすため、しっかりとデジタル度合いを把握することが重要です。

社内の通信環境～デジタル化にネットワークの整備は必須～

デジタル化を進めていくためには社内の「通信環境」がどの程度整備されているのか、という点も見逃せません。

チェックしたいポイントとしては、「システムやツールの利便性」「セキュリティ対策」「保守・管理体制」「モバイル対応」といったことが挙げられます。

特に、業務をデジタル化していくにあたっては上記でも紹介したチャットツールやWeb会議システム、クラウドでのファイル共有システムなど、ネットワーク環境に依存するツールを数多く導入していかなければなりません。

その際に、「セキュリティ対策」ができていなかったり、「ネットワークが重い・繋がらない」といったことが起こると業務に大きな支障を与えてしまいます。

勤怠管理の方法～重要な業務だがなるべく工数を減らしたい～

中小企業にとって「勤怠管理」をいかに「楽に・効率的に」運用していくかは、大きな課題の１つと言えます。

従来は「出退勤時間を従業員が手書きで記入する」「手書きの出勤簿を1ヶ月ごとに集計する」「手書きの勤怠票を社員の上司が承認する」といったことを行うことが普通でした。

ですが、こうした業務は企業の生産性向上や売上向上にはほとんど貢献しませんので、なるべく人手をかけずに効率よく終わらせたいものです。

デジタルの導入によって、「社員がスマートフォンやパソコンで出退勤時間を入力する」「オンラインの勤怠管理システムで自動的に集計される」「管理者がオンラインで勤怠状況を確認し、承認する」といったことが実現できるため、勤怠管理のデジタル化レベルの把握は企業にとって大きなポイントになるでしょう。

中小企業のデジタル化を成功させるには？ポイント・メリット・事例を解説

中小企業がデジタル化を成功させるためのポイントや進め方、デジタル化のメリットについて解説しています。