中小企業の業務においては、「アナログな業務がとにかく多くて困っている」「紙での書類のやり取りや、記録が残らない業務のやり方を変えたい」という経営者の方や担当者の方も増えてきているのではないかと思います。
アナログな業務が多いと、１つ１つの業務に時間がかかるだけではなく、ミスが発生したり、優秀な人材が集まりにくいといった様々なデメリットがあります。
今回はそうした中小企業が「デジタル」を活用することによって「アナログ業務」から脱却する方法や、デジタル化の際にオススメのツールなどをご紹介していきたいと思います。
アナログ業務をデジタル化するメリットとは？
まず、「アナログ業務」を「デジタル化」することの具体的なメリットについてみていきたいと思います。
以下に３つ例を挙げて解説いたします。
- 生産性向上
- 顧客満足度向上
- 競争力の向上
- 業務ミスの防止
メリット① 生産性向上が期待できる
アナログ業務をデジタル化することで、従来は手作業で行っていた業務が自動化されるため、生産性向上が期待できます。
例えば、紙ベースで行われていた書類管理を電子化することで、書類の検索や共有が容易になり、時間的なロスを削減することができます。
メリット② 顧客満足度向上につながる
デジタル化によって、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。
スマホやチャットアプリなどを活用することで顧客の要望に素早く対応できるようになるため、顧客満足度の向上につながります。
また、デジタル技術を活用した新しいサービスを提供することで、顧客からの信頼度が高まることが期待できます。
メリット③ 顧客獲得や競争力の向上につながる
デジタル化によって、企業は顧客ニーズに迅速に対応することができるため、市場競争力を高めることができます。
また、業務プロセスの自動化や、デジタル化することによって溜まってくる「データ」を分析することによって、より効率的かつ正確に業務を行うことができるため、競合他社よりも高い品質を維持することができるようになります。
メリット④ 業務のミスの防止
アナログ業務をデジタル化することによって、業務のミスを防止することができます。
アナログ業務では、人間の手作業による入力ミスや書類の紛失などが起こり得ますが、デジタル化することでこれらのリスクを低減することができます。
たとえば、紙の書類を電子化することによって、書類の紛失や破損を防止することができます。また、デジタルツールを使って作業することで、入力ミスや計算ミスを減らすことができます。
これによって、業務のミスを減らし、作業の正確性を高めることができます。さらに、ミスが少ない作業は、品質の向上やスピードの向上にもつながり、生産性向上につながることがあります。
デジタル化における注意点と解決策は？
企業のデジタル化を進めていくことは非常に大きなメリットがある一方で、注意点も存在しています。
企業がデジタル化を推進していく際に注意したいポイントについて以下で解説いたします。
- セキュリティ対策の徹底
- 情報管理の徹底
- システムの正常性の確認
- トラブル対応の徹底
- 従業員の教育の徹底
注意点① セキュリティ対策を徹底する
デジタル化により、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクが増加することがあります。
情報漏えいを防止するためには、社内のセキュリティポリシーを策定し、従業員に教育することが必要です。
また、セキュリティソフトウェアを導入し、適切なセキュリティ対策を徹底することも重要です。
注意点② 情報管理を徹底する
デジタル化により、情報が増え、取引データや顧客データなど膨大なデータが扱われることがあります。
そのため、情報の取り扱いについて明確なルールを設け、情報管理を徹底することが必要です。
特に、機密情報や個人情報などの重要な情報については、適切な管理を行うことが求められます。
注意点③ システムの正常性を確認する
デジタル化により、業務がシステムに依存するようになります。
そのため、システムの正常性を確認することが重要です。
システムが正常に稼働していない場合は、業務がストップしてしまうため、トラブルが発生した際には迅速かつ適切な対応が求められます。
注意点④ トラブル対応を徹底する
デジタル化に伴い、システムやソフトウェア、ハードウェアの導入や更新が必要になります。
しかし、それに伴うトラブルも発生する可能性があります。たとえば、システムの不具合やセキュリティ上の問題などが挙げられます。
トラブルが発生した場合、まずは原因を特定することが重要です。そのためには、適切な知識や技術が必要です。さらに、トラブルが起こった場合に迅速に対応するために、事前にトラブル対応の手順を策定しておくことも重要です。
注意点⑤ 従業員の教育を徹底する
デジタル化により、社内の業務プロセスが大きく変化することがあります。
そのため、従業員には新しいシステムやツールの使い方などを教育することが必要です。従業員にとって使いやすいシステムを導入することも大切です。
アナログ業務からデジタル化するための5つのステップ
アナログ業務をデジタル化することで、業務効率化や生産性向上など多くのメリットがありますが、デジタル化には慎重な準備が必要です。
ここでは、アナログ業務からデジタル化するために必要な5つのステップを紹介します。
ステップ① プロセスマップを作成する
まずは、現状のアナログ業務を細かく分析し、どのようなプロセスがあるのかを明確にすることが必要です。
そのために、プロセスマップを作成します。プロセスマップとは、業務の流れを可視化することで、業務の全体像を把握するための図表です。
2.ロードマップを策定する
プロセスマップが完成したら、次に取り組むべき業務を整理し、ロードマップを策定します。
ロードマップとは、デジタル化に向けての目標と、それを達成するための具体的なアクションプランをまとめたものです。
3.優先順位を決める
ロードマップが策定されたら、優先順位を決めます。
デジタル化には、コストやリソースが必要になるため、全ての業務を一度にデジタル化することは難しいでしょう。そのため、優先的にデジタル化するべき業務を選定し、スケジュールを調整することが必要です。
4.専門家のアドバイスを取り入れる
デジタル化には、専門知識や技術が必要です。そのため、専門家のアドバイスを取り入れることが重要です。
業務の専門家やITベンダーなど、デジタル化に関する豊富な経験を持つ人材を探し、意見を取り入れましょう。
5.データ分析に基づく改善
デジタル化が進んでいくと、大量のデータが蓄積されます。
このデータを分析することで、業務の改善や効率化が可能になります。データ分析を定期的に行い、業務の改善に取り組んでいきましょう。
アナログ業務のデジタル化におすすめのツール5選
アナログ業務のデジタル化は様々なツールを使用することで実現できますが、どのようなデジタルツールを使えばいいか迷ってしまう方もいらっしゃると思います。
そこで、アナログ業務をデジタル化する際におすすめのツール5選を紹介します。
1. RPA (事務処理やルーチンワークを自動化する)
RPA（Robotic Process Automation）は、ルールベースの自動化技術であり、人間が行っていた繰り返し作業を自動化することができます。
例えば、Excelでのデータ入力やデータ抽出作業などが挙げられます。有名なツールとしてはWinActorやRoboTANGOなどがあります。
2. OCR (書類をデジタル化して、文書業務を効率化)
OCR（Optical Character Recognition）は、紙の書類をスキャンして、その書類に含まれる文字をデジタル化することができます。
手書き文字や印刷体といったさまざまな書体を読み取ることができ、文字認識の精度も高くなっています。有名なツールとしてはAdobe AcrobatやABBYY FineReaderなどがあります。
3. 業務プロセスツール
業務プロセスツールは、業務プロセスを可視化し、改善することができます。
業務プロセスを一覧化し、見やすくすることで、業務フローを把握しやすくなります。
有名なツールとしてはNintex(ニンテックス)やkintone(キントーン)などがあります。
4. 自動化ツール (データの自動取得やメールの自動送信など)
自動化ツールは、人手で行う作業を自動化することができます。例えば、日々のメール送信作業やファイルのバックアップ作業などが挙げられます。
有名なツールとしてはZapier(ザピア)やIFTTT(イフト)などがあります。
5. クラウドストレージ
クラウドストレージは、ファイルをクラウド上に保存することができます。ファイル共有が容易になるほか、ファイルの共同編集やバージョン管理も簡単に行うことができます。有名なツールとしてはGoogle DriveやOneDriveなどがあります。
以上、アナログ業務のデジタル化におすすめのツール5選を紹介しました。これらのツールをうまく活用することで、ルーチンワークや事務処理などを劇的に効率化でき、多くの時間や工数を削減することが可能になります。
こうしたツールを使ったデジタル化によって、アナログ業務に使っていた時間をより付加価値の高い業務に充てたり、従業員の工数や社内のリソースを最適化していきましょう。
おわりに ～デジタルに踏み出す勇気をもって～
最後までお読みいただきありがとうございます。
今回は中小企業の「アナログ業務」を「デジタル化」して業務の効率化や生産性を向上させていくためのポイントや方法についてご紹介いたしました。
手書きの文章などは人の手がこもっていて、温かみを感じることもあるかと思います。特に、お客様に対して手書きのお手紙などで感謝を示したりするのはとても大事なことかと思います。
ですが、デジタルをうまく活用していく企業が今後は生き残っていくことは間違いないと思います。
「デジタル化のことがよく分からない」「一歩踏み出す勇気がほしい」といったお困りの際はぜひお気軽にエスシードにご相談ください。
