中小企業の「IT・デジタル化の外注」を成功させる４つのポイントとは？

近年の中小企業にとって、「人手不足」や「物価の高騰」といったマイナスな要因が多い中で「IT」あるいは「デジタル」を活用して生産性を向上させたり、効率的な業務オペレーションを実施していくことは避けて通れない状況になっています。

そうした「IT導入」「デジタル活用」といったことを実施していく中で、外部のベンダーやコンサルティング会社などに「外注する」「委託する」といったケースも増えてきていると思います。

ですが、「外注しても思うように成果が出ない」「委託先とのトラブルが起きてしまった」というケースもあるでしょう。

今回は、「中小企業が外注を活用してIT・デジタル化を成功させるポイント」について解説していきます。

中小企業がIT・デジタルを外注できる領域とは？

まずは、中小企業が自社のIT化やデジタル化を進めていくときに、ベンダーやコンサルティング会社等に外注できる領域についてみていきたいと思います。

主に、以下のような領域を外注することができます。

1. インフラ構築
2. システム開発
3. クラウドサービス導入
4. セキュリティ対策
5. クリエイティブ領域
6. データ利活用(データ集計や分析等)
7. 各種領域のコンサルティング

インフラ構築

サーバーやストレージ、ネットワーク機器などのインフラストラクチャーを構築するための外注が可能です。

中小企業は、自社でこれらの設備を持ったりメンテナンスすることが難しい場合があるため、外部に頼る場合も多いでしょう。

業務の例	実施する内容
ネットワーク設計	必要なネットワーク機器を選定し、効率的な構成を設計する。
インターネット接続	適切な回線速度とプロバイダーを選択し、安定したインターネット接続を確保する。
バックアップ計画	重要なデータを定期的にバックアップし、データロスのリスクを最小限に抑える。
ソフトウェアのアップデート・パッチ管理	使用しているソフトウェアを定期的にアップデートし、セキュリティパッチを適用する。
ITサポート	社内のITトラブルに対応し、問題解決をサポートする。

システム開発・運用

中小企業が自社で必要なシステムを開発することができない場合、ベンダー等に開発を依頼します。

たとえば、アプリケーションのカスタマイズや、ウェブサイト、モバイルアプリなどの開発がそれにあたります。

特に、中小企業の場合はホームページの更新やメンテナンスに専用の人材を配置できない場合も多いため、外注する業務としてはスタンダードになってきていると言えるでしょう。

業務の例	実施する内容
要件定義	システム開発の目的や必要な機能を明確にし、要件を定義する。
システム設計	要件定義に基づいてシステムの構造や機能を設計する。
プログラミング	システム設計に従い、適切なプログラミング言語を使ってコーディングを行う
ドキュメント作成・管理	システム開発・運用に関する情報を記録し、ドキュメントを整備・管理。
プロジェクト管理	システム開発・運用プロジェクト全体の進捗や品質を管理し、リスクを低減。

クラウドサービス導入

クラウドサービスを導入するための外注も可能です。

たとえば、メール、ストレージ、バックアップ、ビジネスアプリケーション、データ分析などのクラウドサービスの利用といったシーンが想定されます。

業務の例	実施する内容
クラウドサービスの選定	ストレージ、バックアップ、メール、コラボレーション、アプリケーションなどの適切なサービスを選定する
マイグレーションプランの策定	既存のシステムからクラウドサービスへ移行するための計画策定
クラウドサービスの構築・設定	アカウントの設定、ドメイン名の設定、セキュリティ設定、ネットワーク設定等
教育・トレーニング	クラウドサービスの利用方法や管理方法を学ぶための教育・トレーニングを実施
運用・管理	セキュリティの監視、システムの定期的なメンテナンス、トラブルシューティングなど

セキュリティ対策

IT導入や業務のデジタル化にあたって、セキュリティ対策は重要な課題の1つです。

ベンダーにセキュリティ対策を依頼することができます。たとえば、セキュリティ監視、ペネトレーションテスト、脆弱性診断などを行うことができます。

業務の例	実施する内容
セキュリティポリシー策定	企業のセキュリティ方針や基本的なルールを定めた文書を作成
ファイアウォール設定	ネットワークの境界にファイアウォールを設置し、不正なアクセスを防ぐ
アンチウイルスソフト導入	コンピューターやサーバーにアンチウイルスソフトを導入し、ウイルス感染を防ぐ。
パスワード管理	強固なパスワードポリシーを策定し、適切なパスワード管理を実施
セキュリティ監視	ネットワークやシステムの異常を検知し、不正アクセスやウイルス感染の兆候を早期に察知。

クリエイティブ領域

Webサイトで使用するバナーやPDFの資料作成などを外注することができます。

また、SNSの運用やWeb広告(オンライン広告)などの運用も外注することができます。

近年はこうした領域で積極的に外注を活用する企業も増えてきています。

業務の例	実施する内容
ブランディング	企業のブランドイメージやアイデンティティを確立し、ビジュアルやメッセージングを統一
広告制作	デジタル広告や印刷物などの広告をデザインし、ターゲット顧客にアピール
コンテンツマーケティング	ブログ記事や動画、インフォグラフィックなどのコンテンツを作成し、顧客への情報提供やブランド認知の向上を図る
イベント企画・実施	展示会やセミナーなどのイベントを企画し、実施することで顧客と直接つながる
SNSマーケティング	ソーシャルメディアを活用して情報発信やコミュニケーションを行い、顧客との関係を構築

データ利活用(データ集計や分析等)

近年では業務やビジネスモデルのデジタル化に伴い、そこから発生する「データ」をいかに活用していくかが企業の生産性向上や競争力といった部分に大きな影響を与えるようになってきています。

データ利活用においては、データを収集・管理するための基盤構築や、データ可視化のための分析ツールの導入、実際の集計・分析の作業などを外注することができます。

業務の例	実施する内容
データ収集	販売データ、顧客データ、ウェブアクセスデータなど、ビジネスに関連するデータを収集。
データベース管理	データを効率的に保存・管理するためのデータベースを構築し、運用する。
KPI設定・追跡	重要な業績評価指標（KPI）を設定し、データをもとに継続的に追跡・評価。
売上予測・需要予測	過去のデータをもとに、売上や需要の予測を行い、適切な戦略立案や在庫管理をサポート
A/Bテスト	マーケティング施策やウェブサイトデザインなどを比較検証し、効果的なものを選択

各種領域のコンサルティング

中小企業がIT化やデジタル化を進めるために、各種業務に関するコンサルティングを受けることも有効な外注化の手段の１つです。IT戦略の策定、業務プロセスの改善、システムの導入支援などがあります。

業務の例	実施する内容
経営戦略コンサルティング	ビジネスの成長戦略や競争優位性を高めるための戦略策定をサポート
マーケティングコンサルティング	効果的なマーケティング戦略やプランの立案・実行を支援
ITコンサルティング	ITインフラの構築やシステム開発・運用、セキュリティ対策などを最適化するためのアドバイス
財務コンサルティング	財務管理の最適化や資金調達、コスト削減策などのアドバイス
人材育成・教育コンサルティング	従業員のスキルアップや組織の人材育成戦略、教育プログラムの開発・実施を支援

このように、中小企業がIT・デジタル領域で外注を活用できる領域や業務は幅広く、様々な業務を外注することが可能です。

ですが、１つの外注先でこれらすべての領域をカバーすることは難しいため、それぞれの領域で専門的な外注先と契約を結ぶことが一般的です。

それぞれの外注先企業に得意・不得意な領域があるため、しっかりと見極めることが重要です。

なぜデジタル化の外注は難しいのか

では、なぜ中小企業がIT化やデジタル化を外注する際に、思ったものと違うものを納品されたり、期待する成果とのギャップが生まれてしまうのでしょうか。

考えられる要因として以下のようなものが挙げられます。

1. 依頼する側の知識不足
2. 成果物のイメージが掴みにくい
3. 要件の定義の難しさ
4. 相場が分からない
5. カスタマイズが必要になる場合が多い
6. プロジェクトが複雑になりやすい

依頼する側の知識不足

中小企業はITやデジタルに関して専門知識を持つ人材や、ノウハウが不足している場合が多いです。

よって、ITの専門用語や技術、概念などがよくわからず、ベンダーやコンサルティング会社とのコミュニケーションが円滑に行えないことがあります。

また、自社の業務プロセスをIT化するために必要な要件の定義が曖昧になることがあり、それが失敗の原因となる場合があります。

つまり、デジタル化を依頼する側と、依頼を受ける側との「情報のギャップ」が非常に大きいため、そのギャップを埋める努力をしないと、外注が失敗する可能性が高くなるということです。

成果物のイメージが掴みにくい

中小企業がデジタル化のプロジェクトを外部に依頼する場合、イメージを共有することが難しい場合があります。

サーバー管理やデバイスの開発、配膳ロボットなどのように、目に見える形としてわかりやすいデジタル技術の導入や開発、運用といった場合はまだよいですが、自社独自の業務に対するシステム開発をする場合や、Webサービスやアプリなどを開発する場合は、実際の成果物のイメージが掴みにくい場合があります。

また、「データ活用」などもどの程度の効果や成果が期待されるか実際にやってみないとわからない部分が多いため、実施することに対するイメージが掴みにくい、という場合があります。

要件の定義の難しさ

ITのプロジェクトにおいては、要件の定義が非常に重要な役割を果たします。

要件定義が適切でないと、プロジェクトの進捗が遅れたり、成果物が希望と異なるものになってしまうことがあります。

ただ、中小企業は自社の業務プロセスの整理やITの専門用語に不慣れな場合があるため、要件の定義が難しい場合があります。

特に、これまであまり世の中の一般的に活用事例が少ないようなツール(例えばAIなど)を導入するような際は、要件定義やどのようなアウトプットが出てくるのかの定義を事前に明確にすることが難しい場合があります。

相場が分からない

ITやデジタル化の外注において、「相場」を知らないことが失敗の原因となる場合があります。

中小企業が見積もりを依頼した場合、ベンダーやコンサルティング会社から提示された見積もりが妥当なものなのか分からないため、「相場」を知ることが重要になります。

相場を知っていることで、不当に高い見積もりに引っかからないようにすることができます。

基本的には、ある領域での実績が豊富な企業ほど高い委託料を要求してくる傾向にはありますが、実際にはほとんど経験のない若手スタッフや、委託先企業の正社員ではないスタッフ(フリーランスなど)が実際の案件にアサインされる場合もあるため、「企業の技術＆実績」と「実際にアサインされる人材の単価」といった要素が絡み合って委託料が決まってくる場合が多いでしょう。

カスタマイズが必要になる場合が多い

中小企業がITシステムの外注を行う場合、パッケージの製品をそのまま利用できることは少なく、特にRPAなどの業務自動化ツールを導入する際に、カスタマイズが必要となることがあります。

しかし、カスタマイズにはそれなりの技術や知識が必要であり、また、製品自体の仕様変更やアップデートに追随する必要があるため、そのコストやリスクを正しく見積もることができない場合があります。

また、「自社の業務に対してITを合わせようとする」イメージになると、なかなか自社の業務に合致するシステムを見つけられなかったり、パッケージのシステムを活用できないため開発費用などが高くなってしまう場合があります。

よって、中小企業はできるだけ「パッケージのシステムに対して自社の業務を合わせていく」というスタンスのほうがIT導入やデジタル化が成功しやすいです。

プロジェクトが複雑になりやすい

ITシステムの外注プロジェクトは、規模やスケジュール、予算などが複雑であるため、管理が困難になりやすい傾向があります。

また、システム自体が複雑である場合には、外注先とのコミュニケーションや要件定義、品質管理などが難しくなります。

これにより、プロジェクトが遅れたり、予算超過になったり、品質不足になったりすることがあります。

こうした理由から、中小企業がIT導入やデジタル化を外注していくという作業は決して簡単ではないということがお分かりいただけるかと思います。

特に、IT化やデジタル化にあたっての「要件定義」や「プロジェクト管理」の部分は自社の社員もしっかりとその作業に入って外注先と一緒に検討していくことが必要になりますが、そうした部分をおろそかにしてしまったり、丸投げしてしまうような状況になると、IT化やデジタル化の成功確率が大きく下がってしまいます。

デジタル化を外注するときに意識したい４つのポイント

では、中小企業がデジタル化を外注する際に、チェックしたいポイントについて解説いたします。

以下に挙げるような点を特によく確認、検討、実施することで、外注化による成果を出しやすくなります。

1. 成果物やアウトプットをできる限り明確にすること
2. 委託する範囲や契約内容を明確にすること
3. 委託先とのコミュニケーション方法や質を確認する
4. プロジェクト管理を適切に実施すること

成果物やアウトプットをできる限り明確にすること

外注先に求める成果物やアウトプットを明確に定義し、要件をしっかりと伝えることが必要です。

具体的な成果物を明確にしておかないと、後になって思い通りの成果物が得られなかったり、開発がうまく進まなかったりすることがあります。

「要件がそもそもわからない」「定義のやり方が分からない」「どんなアウトプットがよいのが自分たちもわからない」といったこともあると思いますが、その際は自社で無理に要件定義を固めようとせずに、ベンダーやコンサルティング会社等を活用してしっかりと要件定義をすることが必要です。

ただし、自社のスタッフでもよくわからないことを、外部の人間が要件定義するというのはかなり大変なことです。

よって、要件定義の段階から外注先にしっかりと入ってもらう形になると、その分だけ単価が上がってしまう場合が多いです。

ある程度まとまった予算がある場合はよいですが、なるべく少ない予算で実現したい場合は成果物のある程度のイメージや、必要となる要件を自社で一通り整理してから発注するという努力も必要です。

委託する範囲や契約内容を明確にすること

デジタル化の外注を行う場合は、委託先に期待する業務範囲を明確にし、それに対する適切な予算や見積もりを取得することが重要です。

契約の際に気を付けたいポイントとしては以下のようなものが挙げられます。

• サービスの範囲を明確に定義する
• 費用や支払い条件を明確にする
• 知的財産権の取り扱いを明確にする
• 保証期間やアフターサポートの内容を明確にする
• 紛争解決の方法を明確にする

また、外注先が持っている技術や支援の水準を十分に理解することも必要です。

契約内容を十分に明確化することで、開発・導入・運用等の進捗管理やトラブル発生時の対応がスムーズになります。

また、契約によっては、外注先による社内教育なども受けられる場合があるため、契約内容をしっかりと把握することが必要です。

委託先とのコミュニケーション方法や質を確認する

IT化やデジタル化の外注化は、不確実性が伴う場合が多いため、委託先とのコミュニケーション方法や、コミュニケーションの質などもしっかりと確認する必要があります。

例えば、以下のようなポイントを確認することが重要です。

• コミュニケーションのスタイルの確認
  • 委託先企業とのコミュニケーションのスタイルが合っているか。例えば、相手が細かいことを気にするタイプなのか、大雑把なタイプなのか、ユーモアを交えたコミュニケーションができるタイプなのかなど。
    
• コミュニケーションの責任者の確認
  • 委託先企業の責任者を確認する。プロジェクトの進行や課題解決において、コミュニケーションの責任者が明確であることで、情報共有や課題解決が迅速に進む。
    
• コミュニケーションの回数とタイミングの確認
  • プロジェクトの進行に応じて、委託先企業とのコミュニケーションの回数やタイミングを確認しておく。例えば、週に一度の定例会議や、進捗報告をするタイミングなど、コミュニケーションのタイミングを決めておくことで、情報共有や課題解決がスムーズに進む。
    
• コミュニケーションチャネルの確認
  • どのような手段でコミュニケーションを取るのかを確認する。例えば、メール、電話、オンライン会議ツールなど。

どちらかの一方的なコミュニケーションではなく、双方で希望や要望を出しあえる関係性作りをしていくことが重要です。外注先とのコミュニケーションを通じて意見を共有し、問題が生じた場合にも相談できる関係を築いていきましょう。

委託先にとって必要な情報をしっかりと共有すること

委託先に対して、自社が置かれている状況や情報などをしっかりと共有することも重要です。

外注先に伝えるべき内容としては以下のようなものが挙げられます。

• 外注化を行いたい背景や理由
• 予算や期限
• プロジェクト化する上で関係してくるステークホルダーの情報
• 達成すべき理想と、最低限達成したいライン
• 社内のシステムやソフトウェアに関する情報
• セキュリティに関する情報
• その他、業務フロー、顧客層、競合状況など

こうした情報をしっかりと外注先に共有することで、外注先が発注元の業務や課題について正確に理解し、適切な提案や見積もり、アドバイス、導入支援などを行うことができます。

こうした情報共有がおろそかになると、「それを先に言ってほしかった」「事前に情報共有があればこの問題は起こらなかった」といったようなトラブル発生の元になりがちです。

プロジェクト管理を適切に実施すること

実際に契約を締結し、プロジェクトが開始した際には、プロジェクト管理を適切に実施することも重要です。

外注先がプロジェクトマネージャーなどを配置する場合もありますが、外注先のプロジェクトマネージャーにプロジェクトのマネジメントを丸投げしてしまうようなことは極力避けましょう。

「外注したのだから何でもやってくれるだろう」という姿勢ではなく、「一緒にプロジェクトを成功させる仲間」という認識を持って外注先とプロジェクトを進めていくことが重要です。

その際、委託元の視点としてはプロジェクトマネジメントにおいて以下のような点を特に意識するとよいでしょう。

• 目標の明確化
  • プロジェクトが成功するためには、常に目標を明確にすることが重要です。目標に対する進捗などもできるだけ定量的に把握できるような仕組みづくりをしていきましょう。
    
• スケジュールの管理
  • プロジェクトが期限内に完了するように、スケジュールの管理が必要です。スケジュールが遅れた場合、予算や資源の配分にも影響が出ます。
    
• 変更管理
  • プロジェクトが進行する中で、要件やスケジュールなどに変更が生じることがあります。このような変更に対して、適切な変更管理を行うことが必要です。
    
• リスク管理
  • プロジェクトにはリスクがつきものです。どのようなリスクが発生しうるかを事前に予測し、適切な対策を講じることが必要です。

おわりに ～デジタル化のリスクを理解することからスタート～

最後までお読みいただきありがとうございます。

今回は、「中小企業のIT導入やデジタル化を成功させるポイント」として、外部に委託できる領域や業務、外注化の成功が難しい理由、意識したい４つのポイントなどをご紹介いたしました。

例えば、社内の担当者の1～2人しか使わないようなパッケージツールの導入程度であれば困難は伴いませんが、社内全体に影響するようなシステム開発や導入、あるいは成果物がイメージしにくいようなデジタル化といった場合は、しっかりと様々な条件・要件などを確認してマネジメントしていくことが大切です。

デジタル化の外注化でなかなか成果が出ない企業様や、どのように進めてよいか困っている企業様はぜひお気軽にエスシードにご相談ください。